Shadow IT: o que é e como ferramentas colaborativas podem ajudar a evitar?

Shadow IT: o que é e como ferramentas colaborativas podem ajudar a evitar?

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Shadow IT: o que é e como ferramentas colaborativas podem ajudar a evitar?

Não é novidade para as empresas que seus funcionários utilizam, no dia a dia de trabalho, softwares que não passaram pelo crivo da área de TI e que, portanto, não foram autorizados e, consequentemente, não são monitorados.

 

Os motivos para essa prática comum são os mais diversos: busca de agilidade para realizar as tarefas e garantir a competitividade do negócio; facilidade de acesso e utilização dessas ferramentas; diversidade de opções para os mais diversos fins que surgem todos os dias, enfim, o que não faltam são justificativas para adotar soluções “alternativas” que não tenham sido disponibilizadas pela própria empresa.

 

Quem nunca usou o Google Drive ou Dropbox para armazenar e compartilhar arquivos com os colegas que atire a primeira pedra.

 

A verdade é que, por mais simples e aparentemente inofensivas que essas ferramentas pareçam ser, elas podem comprometer a segurança das informações e aumentar os riscos do negócio ser alvo de ataques que ameacem a integridade e sigilo de dados.

 

 

 

 

Afinal, não há nenhuma obrigatoriedade para que elas atendam às políticas de privacidade da empresa. Basta logar e usar. Não é por acaso que esses softwares entram numa categoria conhecida como “shadow IT”, uma TI que está nas sombras, de certa forma escondida e, portanto, difícil de ser identificada.

 

Com a popularização dos serviços em nuvem, os chamados Software as a Service (SaaS) estão a poucos cliques de distância dos usuários. Além de, na maior parte das vezes, serem gratuitos, não requerem instalação na máquina e têm a grande vantagem de serem acessados de qualquer lugar em que se tenha conexão com a internet.

 

Muito diferente dos softwares geralmente utilizados pelas áreas de TI das empresas que, além de exigirem uma burocracia para serem adquiridos – sinônimo de tempo e investimento – estão, muitas vezes, restritos ao local de trabalho. Com a agilidade com que as mudanças acontecem no mercado hoje, essa espera se tornou praticamente impossível.

 

 

BYOA

 

Que as empresas têm pouco controle sobre essa prática, não há dúvidas. Criou-se, inclusive, a terminologia BYOA (Bring Your Own Application ou Traga sua própria Aplicação) para reconhecer que não há nada mais comum do que o uso de softwares escolhidos pelos próprios profissionais ou por suas equipes.

 

Mesmo institucionalizada, a “shadow it” precisa ser combatida. Afinal, o Brasil perde, em média, todos os anos, cerca de US$ 7,7 bilhões por conta dos ataques cibernéticos, segundo pesquisa da Allianz.

 

Ou seja, as empresas estão sujeitas a impactos financeiros incalculáveis e certamente a dificuldade de controlar os softwares utilizados dentro de casa aumentam essa vulnerabilidade.

 

 

Como minimizar o problema da shadow it com ferramentas colaborativas?

 

As providências são inúmeras e podem ir desde a flexibilização da política de uso de ferramentas SaaS, implantação de práticas de controle e segurança até campanhas de sensibilização dos funcionários.

 

Nosso objetivo aqui é mostrar como ferramentas colaborativas podem minimizar a necessidade das equipes de buscar soluções paliativas que facilitem o armazenamento, gerenciamento e compartilhamento de arquivos; comunicação entre usuários e até gestão de tarefas.

 

“Fóruns, wikis, comunidades, editores de texto, repositório de arquivos. Tudo isso pode estar disponível em um só lugar, facilitando não apenas a gestão de informações, como também a colaboração entre os funcionários. Não é preciso buscar uma ferramenta para atender a cada necessidade”, explica o Coordenador de Colaboração da LB2, Fabrício Braz.

 

 

O IBM Connections Cloud

 

A oferta SaaS da IBM possui uma área de produção, edição, controle de versionamento e compartilhamento de arquivos, permitindo que todos que tenham acesso ao documento contribuam para a construção do conteúdo.

 

Dentro das comunidades, pode-se criar uma verdadeira biblioteca de arquivos à disposição de todos. No mesmo lugar, é possível iniciar discussões em fóruns e wikis que ficarão armazenadas para consultas futuras.

 

Cada usuário pode manter uma página pessoal, à semelhança do que acontece no Facebook. Ali ele compartilha com sua rede de contatos atualizações sobre assuntos diversos que podem ser curtidas e comentadas pelos colegas.

 

 

IBM Connections Cloud

 

Enfim, várias funcionalidades, com os mais diversos objetivos, estão disponíveis em um só lugar, reduzindo a necessidade dos times buscarem opções variadas de softwares e, consequentemente, aumentar a prática da “shadow IT”.

 

Se você quer ver como o compartilhamento de arquivos pelo IBM Connections Cloud funciona na prática, assista ao vídeo.

 

 

LB2
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