Gestão de processos de operação: mapeamento, rotinas de trabalho, padronização

A eficiência é uma característica que todas as organizações sabem que não pode estar fora do horizonte das suas práticas diárias. Não importa o tamanho da sua empresa. Pode ser de pequeno, médio ou grande porte, que desempenhe atividades em qualquer área: no agronegócio, na tecnologia, na indústria ou na prestação de serviços. A LB2 tem a solução para ajudar sua empresa a garantir essa eficiência: criar uma rotina de processos de trabalho bem definida.

 

                                         

 

 

O que é a gestão de processos?

Em um negócio, processo é a sequência de atividades desempenhadas em cadeia que geram um resultado, impactando a produtividade e a qualidade de um serviço. Quando analisada de uma perspectiva ampla em que é possível observar o conjunto dessas atividades, é possível traçar um panorama completo, o que permite mapeá-las e corrigir as possíveis imperfeições em alguma das etapas.

A identificação dos principais elementos dessa cadeia é feita utilizando técnicas, como o BPMN e a simulação de processos. É importante que a definição dos processos esteja perfeitamente alinhada com os valores da organização. Apesar de ter elementos técnicos, o ajuste dos processos envolve uma participação colaborativa no cumprimento das medidas estabelecidas como sendo essenciais para a manutenção dos efeitos das ações implementadas.

Quais são as etapas da gestão de processos?

A gestão de processos possui ao menos cinco etapas: o mapeamento, a modelagem, o plano de melhorias, a implantação – também chamada de execução – e o monitoramento das rotinas implementadas.

O mapeamento é o primeiro passo para uma mudança efetiva dos processos. É a partir do levantamento dos dados e da análise da atual situação das atividades da empresa que os consultores conseguem identificar os principais problemas a serem resolvidos, podem decidir quais medidas devem ser adotadas para solucioná-los e definir as prioridades.

A etapa de modelagem é o momento em que o novo processo é definido e são desenhadas as alterações que deverão ser implementadas na fase seguinte. Nessa etapa, é essencial que sejam analisados dois elementos: a situação atual dos processos, isto é, uma avaliação dos problemas atuais nas operações e, em segundo lugar, que sejam desenvolvidos os modelos que serão aplicados no futuro.

A fase de implantação de melhorias consiste na aplicação das estratégias que se mostraram necessárias para a transformação dos processos. É nessa etapa que as alterações são efetivadas e os impactos da adequação dos processos já podem ser observados. Além da implantação das medidas, é o momento para que a equipe de cada setor em que elas serão aplicadas assimilem as alterações e passem a executá-las em conformidade com o que foi definido pelo consultor.

Por fim, o monitoramento consiste na análise e comparação dos resultados obtidos com as mudanças. A constante observação das melhorias geradas pelas alterações aplicadas na fase de implantação e, principalmente, a manutenção dessas medidas, é essencial para a continuidade dos resultados. As etapas anteriores, isoladamente, não garantirão a durabilidade dos efeitos. É fundamental para o sucesso das mudanças que as soluções que foram implantadas sejam preservadas e incorporadas à cultura da empresa em todos os seus níveis.

Em que tipo de negócio é possível aplicar a gestão de processos?

A LB2 oferece soluções para empresas de diferentes segmentos. A gestão de processos pode ser aplicada aos processos industriais, logísticos, tecnológicos e administrativos. Todos esses setores possuem processos executados rotineiramente. Nas diversas atividades de uma empresa, cada uma com a sua particularidade, seja como atividade fim, atividade meio ou os procedimentos internos da companhia, é possível estabelecer rotinas procedimentais que garantam continuidade das melhorias aplicadas.

Afinal de contas: qual a importância de ter uma rotina de processos bem definida?

No posicionamento da empresa perante o mercado e seus concorrentes, o alto grau de competitividade exige que as empresas mantenham um alto nível de performance e não se permitam cometer erros que poderiam ser, com a aplicação de uma rotina bem definida, identificados e resolvidos com a intervenção de um profissional especializado.

Internamente, a definição de rotinas padronizadas e de procedimentos desenhados em consonância com a área de atuação da empresa, tem como principais consequências: evitar o retrabalho, gerar aumento na produtividade, reduzir os custos do negócio e padronizar as atividades rotineiras da empresa. Se o objetivo do gestor é unificar as informações da empresa e automatizar rotinas de trabalho, a gestão de processos é a uma peça-chave para atingir esse objetivo.