Redesenho TO BE: defina objetivos e planeje o futuro

 

 

No texto anterior falamos sobre uma etapa fundamental da reestruturação de processos em qualquer empresa: o mapeamento da situação atual. O “AS IS” é o levantamento das informações de como os processos estão sendo realizados na organização.

Quer entender essa etapa? Leia o texto completo aqui.

Hoje damos um passo nesse assunto e trazemos uma etapa voltada para o futuro dos processos na empresa: o redesenho TO BE. Após a coleta de todas as informações possíveis que permitam aos consultores entender onde estão os principais gargalos, os principais pontos fracos nos processos de negócio, é preciso planejar o futuro.

Onde a empresa quer chegar? Quais são seus principais objetivos com a reestruturação dos processos? Redução de custos, aumento de produtividade, diminuir o retrabalho: tudo isso está no horizonte de qualquer empresa que quer se manter competitiva. Mas como definir esses objetivos? Qual estratégia adotar? É o redesenho TO BE que responderá essas e outras perguntas.

 

                   

 

 

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Como vimos, o principal objetivo do redesenho de processos é definir como os processos se realizarão a partir do mapeamento. Isso só é possível se houver um objetivo claro que a empresa quer atingir.

A definição do objetivo geralmente envolve questões típicas de qualquer empresa: redução de custos, aumento de produtividade, expansão de unidades etc. Porém o caminho para atingir esses objetivos deve estar diretamente conectado com a cultura e a estrutura organizacional da empresa.

O papel da consultoria envolve, além de todo conhecimento técnico e das ferramentas para isso, como BPM e BPMN, ouvir as partes envolvidas e construir a nova estrutura de processos alinhada com o planejamento estratégico da empresa. Tudo isso precisa ser feito ouvindo o cliente e entendendo onde ele quer chegar com a gestão dos processos. 

 

 

Os novos processos planejados na etapa de TO BE podem atingir diferentes áreas da empresa e cumprir objetivos diversos. Não há exatamente um limite para a reestruturação dos processos, eles podem atingir desde os processos produtivos, administrativos, financeiros até os organizacionais e culturais de um negócio.

Dentre os pontos que podem ser planejados no redesenho TO BE, estão:

• Acabar com os gargalos, as atividades desnecessariamente repetitivas, o retrabalho e a lentidão na execução de atividades.
• Aprimorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.
• Melhorar significativamente o fluxo de informações com a implantação de um sistema de gestão integrada.
• Aliar a tecnologia da informação com a transformação dos processos, utilizando todas as ferramentas e os elementos que a tecnologia pode proporcionar para a gestão de processos.
• Reduzir o tempo de realização das atividades.

Todas essas diretrizes estão entre as possíveis entregas de um processo completo de reestruturação dos processos. Como cada empresa tem uma realidade particular, a definição exata do que pode ser entregue dependerá de uma análise personalizada de cada de negócio.

A tecnologia é sempre uma grande amiga do progresso. Por isso, como a tecnologia pode suportar a reformulação dos processos? Acredite: há empresas de todos os portes – pequeno, médio e grande – que ainda não possuem um ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de gestão que integre todas as áreas da empresa. A implatanção de um ERP tem muitas vantagens, atingindo diferentes áreas do negócio. Vamos te explicar como. 

 

 

A falta de comunicação entre as áreas e a falta de clareza nas informações de um setor para outro é um dos principais fatores que causam o retrabalho e as atividades repetitivas. Por isso, embora não seja uma regra, é comum que as empresas precisem de um novo (ou o primeiro) software de gestão.

 

                                                                         

 

Como ilustra a imagem, a implantação de um ERP tem impacto em diversas áreas da empresa, resolvendo diferentes tipos de problemas. Entre eles, estão:

 

• CENTRALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES 

Ao centralizar todas as informações da empresa em uma mesma ferramenta, todas informações ficam disponíveis para os colaboradores de ponta a ponta no negócio. Desde os gestores de cada área até os colaboradores na ponta. A consequência disso é o nosso próximo ponto.

• TRANSPARÊNCIA NAS INFORMAÇÕES

Ao centralizar as informações no software de gerenciamento, a visualização dos fluxos de informação e a coleta de dados necessários para tomada de decisão, por exemplo, se tornam muito claros quando disponíveis em um mesmo lugar.

• REDUÇÃO DE TEMPO NA EXECUÇÃO DE ATIVIDADES

Imagine a seguinte situação: o departamento comercial de uma empresa acabar de fechar um novo negócio. O departamento financeiro precisa de diversas informações do novo cliente para o faturamento.

• SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO 

A segurança da informação é uma das maiores preocupações de qualquer organização. Com o advento da LGPD, falamos muito dela aqui, e do crescente número de ataques de hackers, falamos disso aqui, o cuidado com a informação não é mais uma escolha.

Muitos softwares aumentam significativamente a segurança das informações por permitir migrar as informações para a nuvem, isto é, ter um backup na nuvem onde as informações ficarão disponíveis e serão recuperáveis em caso de ataques maliciosos.

 

 

Se você seguiu a nossa dica de ler o texto anterior sobre o mapeamento AS IS e chegou até aqui no nosso conteúdo sobre o TO BE, certamente você percebeu que o impacto da gestão de processos de operações é uma importante aliada no crescimento e na saúde de um negócio.

A inexistência de processos mapeados, a falta de transparência das informações, a repetição desnecessária de atividades, a perda de tempo na execução de atividades do cotidiano, são fatores determinante no sucesso de uma empresa.

Se o seu negócio quer atingir o próximo nível, muito antes de pensar em como estão os concorrentes, em como o mercado tem se posicionado em relação àquele serviço ou produto – o que, de modo algum, é desimportante – é preciso arrumar a própria casa. Os problemas que apresentamos aqui como consequência da falta de padrões de rotinas de trabalho e até de um sistema de gestão é o primeiro passo a ser dado rumo ao crescimento produtivo e da imagem da sua marca perante os seus clientes e os seus concorrentes.

A LB2 possui uma equipe multidisciplinar de consultores e estamos prontos para te apoiar na iniciativa de transformar o seu negócio. Ninguém melhor que o próprio cliente para definir onde a empresa quer chegar. No entanto, a expertise somada de profissionais de diferentes áreas é o apoio necessário que a empresa pode precisar.

 

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